De nombreuses personnes considèrent Google Drive comme acquis. Vous y stockez des fichiers et allez les chercher quand vous en avez besoin. Mais Google Drive offre bien plus que ce que l’on croit. Voici quelques-unes de ces fonctionnalités utiles que vous avez peut-être manquées.
Recherche de fichiers à l’aide de la recherche avancée
Plus vous téléchargez de fichiers sur Google Drive, plus vous devez en chercher un lorsque vous en avez besoin. Heureusement, vous disposez d’options de recherche avancée qui vous facilitent la tâche.
Saisissez un mot-clé ou une phrase dans le champ Rechercher dans Google Drive en haut de la page principale. Ensuite, cliquez sur l’icône Afficher les options de recherche sur le côté droit du champ de recherche.
Vous verrez de nombreuses options que vous pouvez utiliser pour trouver votre fichier. Choisissez le type ou le propriétaire du fichier, utilisez des mots-clés dans le fichier ou le nom du fichier, choisissez l’emplacement, sélectionnez une option de date de modification ou utilisez l’un des autres champs que vous voyez.
Sélectionnez « Rechercher », puis affichez vos résultats. Si vous savez dans quel dossier se trouve un fichier, vous pouvez également effectuer une recherche directement dans un dossier Google Drive.
Lien direct vers les fichiers
Une autre fonctionnalité pratique de Google Drive consiste à obtenir un lien direct vers votre fichier. Vous pouvez le faire sans même ouvrir le fichier. Ensuite, enregistrez-le dans vos notes pour un accès rapide ou avec un collaborateur.
Vous pouvez ensuite choisir « Copier le lien » pour placer le lien dans votre presse-papiers et le coller où vous voulez. Vous pouvez également utiliser cette case pour partager le lien en saisissant l’adresse électronique de votre contact.
En bas de la fenêtre, utilisez la section Accès général pour contrôler qui peut ouvrir le fichier avec le lien. Vous pouvez choisir « Restreint » pour n’autoriser l’accès qu’aux personnes avec qui vous partagez ou « Toute personne ayant le lien » pour permettre à toute personne qui clique sur le lien d’ouvrir le fichier.
Travailler avec des fichiers Microsoft Office
Il n’est pas nécessaire de posséder Microsoft Office pour travailler avec des fichiers Office si vous disposez de Google Drive. Vous pouvez recevoir un fichier Word, Excel ou PowerPoint que vous devez afficher ou modifier. Vous pouvez ouvrir ces fichiers dans l’application Google correspondante, Docs, Sheets ou Slides.
En outre, vous pouvez télécharger des documents Docs, Sheets et Slides aux formats Microsoft Office.
Pour ouvrir un document Office, téléchargez-le sur Google Drive comme n’importe quel autre fichier. Ensuite, double-cliquez ou cliquez avec le bouton droit de la souris, sélectionnez Ouvrir avec et choisissez parmi Google Documents, Sheets ou Slides.
Lorsque le fichier s’ouvre dans l’application correspondante, vous verrez le format de fichier retenu en haut. Vos modifications sont automatiquement enregistrées et vous pouvez ensuite télécharger le fichier dans son format Office d’origine.
Si vous avez un fichier Docs, Sheets ou Slides que vous souhaitez exporter et enregistrer au format Office, c’est tout aussi simple. Ouvrez le document et allez dans l’onglet Fichier. Cliquez sur Télécharger et choisissez le format dans le menu déroulant.
Gestion des versions de fichiers
Comme pour obtenir un lien vers votre fichier sans l’ouvrir, vous pouvez gérer ses versions. Cette fonction fonctionne avec les fichiers PDF et Microsoft Office ainsi qu’avec les images.
Vous verrez alors apparaître une fenêtre contextuelle présentant chaque version du fichier, y compris la version actuelle.
Comme vous pouvez le voir en haut de la fenêtre, les anciennes versions peuvent être supprimées après 30 jours ou 100 versions stockées. Si vous voulez éviter de perdre une version antérieure, cliquez sur les trois points situés à droite de celle-ci et choisissez « Conserver à jamais ».
Si vous souhaitez utiliser une version plus récente enregistrée sur votre appareil, sélectionnez « Télécharger une nouvelle version ». Ensuite, recherchez le fichier et sélectionnez « Télécharger ».
Vous pouvez également supprimer ou télécharger toutes les versions que vous voyez. Utilisez les trois points situés à droite de la version pour choisir « Supprimer » ou « Télécharger ».
Afficher l’activité, les détails et la description d’un fichier
Bien que cela puisse sembler très simple, la possibilité d’afficher l’activité et les détails d’un fichier peut être exactement ce dont vous avez besoin. En outre, vous pouvez tirer parti des descriptions de Google Drive pour ajouter vos propres détails.
Ouvrez la barre latérale des détails de l’une des façons suivantes :
- Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le fichier et choisissez « Afficher les détails ».
- Sélectionnez le fichier et cliquez sur l’icône Afficher les détails (petite lettre « i ») en haut à droite.
- Sélectionnez le fichier, cliquez sur les trois points en haut, puis choisissez « Afficher les détails ».
Vous verrez alors la barre latérale avec deux onglets : Détails et Activité. Avec Détails, vous pouvez examiner le type de fichier, sa taille, son propriétaire, sa date de création, etc. L’onglet Activité vous permet de savoir quand le fichier a été téléchargé ou modifié.
Pour ajouter une description au fichier, utilisez l’onglet Détails dans la barre latérale. Saisissez votre texte dans le champ Description situé en bas et appuyez sur Entrée ou Retour. Il s’agit d’un bon moyen de distinguer les fichiers portant des noms similaires.